План работ в мае: как эффективно организовать время

План работ в мае: как эффективно организовать время

Карьерный эксперт Ольга Бухвалова рассказала об эффективных методах восстановления продуктивности после майских праздников.

«Используйте первые дни после отдыха для раскачки. Начните с простого: приведите в порядок рабочее пространство, разберите файлы на компьютере или наведите чистоту на столе. Даже пять минут уборки помогут почувствовать контроль над ситуацией», — прокомментировала RT специалист центра «Профессии будущего».

Ольга Бухвалова советует не пытаться сразу погружаться в сложные рабочие процессы. Вместо этого лучше устроить «пробный запуск» и посвятить первые полдня после отдыха лёгкой работе: проверить почту, составить список дел и распределить основные задачи на неделю.

«Такой подход снимет психологический барьер и подготовит мозг к нагрузкам. Не менее полезно в первые дни сместить фокус с результата на процесс. Например, вместо того чтобы требовать от себя сразу завершить проект, можно поставить задачу поработать над ним определённое время — например, пару часов», — пояснила эксперт.

Она также рекомендует создать приятные «якоря» и запланировать на первую неделю что-то мотивирующее: поход с коллегами в кафе, встречу с друзьями вечером или любимый перекус на работе. Можно дополнить рутину приятными ежедневными ритуалами: создать музыкальный плейлист с любимыми песнями для прослушивания по дороге на работу, освоить особый способ заваривания чая или проложить маршрут через уютную кофейню.

«Когда есть маленькие радости, возвращаться в режим гораздо проще», — напоминает эксперт.

Особое внимание Ольга Бухвалова уделяет цифровой гигиене. Просмотр соцсетей, где знакомые делятся фото с отдыха, может вызывать чувство неудовлетворённости. Лучше заменить бесконечное пролистывание новостной ленты на чтение давно отложенных статей или книг — это полезнее для эмоционального состояния.

Специалист также рекомендует чередовать работу и отдых.

«45 минут работаете, десять минут отдыхаете. Главное — не давить на себя. Первые три дня избегайте важных решений, дайте мозгу адаптироваться. А если вы руководитель, начните с неформального общения с командой — это снимет напряжение и поможет всем настроиться на работу», — подчёркивает Ольга Бухвалова.

Эксперт напомнила, что плавный вход в режим после праздников не только сохранит ресурсы, но и поможет избежать выгорания в будущем.

Ранее выяснилось, что практически каждый второй россиянин намерен работать в майские праздники . Им дали рекомендации по распределению нагрузки.

Связанные вопросы и ответы:

Каковы основные цели, которые нужно достичь в рамках плана работ в мае

Выбирайте цели, которые вас зажигают. Положительные эмоции мотивируют на действия. Например, вместо задачи «Хочу похудеть», лучше использовать «Хочу подтянуть тело, потому что это поможет мне ценить себя и ловить восхищенные взгляды, сделает меня счастливой».

Ставьте цели по всем сферам жизни. Для начала проанализируйте все сферы: карьера, финансы, личностный рост, здоровье, семья, духовное развитие, развлечения. Определите, что вам нужно, чего не хватает. После запишите задачи по каждой из них. 

Цели должны быть конкретными и измеримыми. Легко следовать четко сформулированным целям. Например, вместо «Я хочу больше зарабатывать», лучше написать так — «я хочу зарабатывать на 20 000 рублей больше, получив повышение на работе».

Разбейте цели на маленькие задачи. К большим целям нам сложнее подступиться и легче откладывать их на потом. Разбейте желания на понятные и достижимые шаги. Что вы будете делать каждый месяц, неделю, день. Так вы сможете плавно и постепенно двигаться к своим мечтам и при этом не бросать задуманное.

Как правильно составить план работ на май, чтобы он был реальным и эффективным

У каждого человека есть цели, даже если они не записаны на бумаге, а план действий не составлен. В этом случае мы обычно надеемся на авось и на свою смекалку. Однако оказывается, что этого мало: нужно научиться не отвлекаться, заниматься одним делом за раз и много работать. Все это кажется таким людям скучным и не требующим внимания.

Амбициозные люди также ставят цели, но при этом знают, что чем она выше, тем важнее становится составление плана действий. Если для того, чтобы пойти в магазин и купить лампочку, особо планировать не нужно, то для глобальных вещей это обязательно.

Зачем нужен подготовительный этап? Разве не эффективнее просто записать список целей на месяц и записать пошаговую инструкцию для каждой из них? Иногда это и в самом деле выход, но если мы хотим добиться больших успехов, то нужно провести серьезную предварительную работу: узнать многое о себе и своей психике, выявить свои ценности, прояснить цели и многое другое. Просто сесть и за пару минут написать план на коленке — это не вариант. Такой подход может только усугубить ситуацию.

Давайте попробуем начать с небольшой цели и составить план действий по ней. Чего бы вам хотелось достичь, скажем, в течение месяца? Когда ответ найден, задайте себе следующие вопросы:

• Могу ли я начать работу над своей целью прямо сейчас? Как?
• Могу ли я работать над ней как в краткосрочной (неделя), так и в долгосрочной (месяц) перспективе?
• Эта цель находится полностью под моим контролем?
• Какие факторы находятся под моим контролем?
• Какие факторы вне моего контроля?
• Что я должен сделать, чтобы взять их под свой контроль?
• Могут ли мне помочь другие люди?
• Что я могу предложить им взамен за их помощь?
• Как я узнаю, что двигаюсь к своей цели в правильном направлении?
• Как я буду измерять свой прогресс?
• Как я узнаю, что достиг своей цели?

Помните, что это лишь подготовительный этап, наброски, которые необходимы для того, чтобы через некоторое время составить эффективный план действий.

План — это нечто измеримое, что дает вам направление. И это именно то, что дают эти вопросы. Без них есть большая вероятность, что вы споткнетесь о первое же препятствие и потеряете всю мотивацию.

Да, с планом все тоже может пойти не так. На пути обязательно встретятся проблемы и неудачи. Поэтому он должен быть гибким . Это значит, что каждый шаг потенциально должен иметь альтернативный вариант. На самом деле, не имеет значения, что именно вы делаете, если это имеет смысл в данный момент. Поэтому если сейчас не получается дозвониться нужному человеку, вы занимаетесь другими делами, имеющими отношение к главной цели.

План должен соответствовать вашим личным стандартам, ценностям и убеждениям. Нет смысла создавать план, в который вы не верите.

Важно напоминать себе о том, что любой план действий требует от вас чего-то. Например, чтобы вы приносили определенные жертвы, вкладывали усилия, отказывались от праздного времяпровождения, меняли привычки и шаблоны мышления другого. Это стоит учитывать заранее.

К примеру, если хотите составить план действий по саморазвитию, то необходимо, чтобы опыт, навыки и знания сочетались с действиями, которые вы будете предпринимать. Пожалуй, нет особого смысла читать статьи о том, как пройти собеседование на работу своей мечты, если пока что для нее нет соответствующих навыков. Вместо этого лучше изучить критическое, логическое и творческое мышление, чтобы заложить хорошую базу. Двигайтесь постепенно, не создавайте разрывов в знаниях.

Какие задачи стоит ставить в приоритет в мае

Существует множество приемов, которые помогают определить приоритетность задач максимально эффективно. Выбор конкретной техники зависит от стиля работы команды и специфики задач. Общим для всех этих подходов является то, что на выходе команда получит отсортированный список задач и будет знать, в какой последовательности работать с ними, чтобы не сорвать дедлайны. Итак, как расставить задачи по приоритетности?

Составьте список всех задач в работе

Очевидно, что расставлять приоритеты можно только тогда, когда перед глазами есть все задачи, которые должны быть выполнены в рамках проекта. 

Еще лучше – когда каждая задача описана подробно, указано, кто за нее отвечает, а кто – контролирует исполнение. Также следует прописать связь между задачами, если она есть.

К примеру, часто написание текстов для сайта невозможно начать, пока не будет списка ключевых слов. А если тексты уже написаны, а сайта как такового еще нет, то речи о СЕО-продвижении идти не может.

Определите цели компании

Прежде чем расставлять приоритеты, уделите время определению стратегических целей компании хотя бы на год. Когда они будут сформулированы и зафиксированы, можно начинать расставлять приоритеты. 

Руководитель должен пропускать каждую задачу через «фильтр» ее влияния на долгосрочную перспективу и назначать ей уровень важности с учетом этого. Не забывайте, что большая загруженность и занятость команды – не синонимы результативности и успеваемости.

Выберите метод приоритизации задач, который устроит коллектив

Во многом конкретные методики будут зависеть от специфики проекта и методологии, по которой работает команда. Но один из важнейших моментов здесь – чтобы они  устраивали всех сотрудников (или хотя бы большую их часть). 

В этом поможет обсуждение, во время которого каждый должен высказать свое мнение. Если большая часть коллектива молчит и ничего не говорит, это вовсе не означает, что им все нравится. Скорее всего, потом появятся проблемы, о которых кто-то не решился сразу сказать. 

Выбранный руководством в одностороннем порядке метод однозначно ускорит распределение задач. Но качество такой приоритизации и дальнейшей работы команды под большим вопросом.

Какие методы планирования можно использовать для составления плана работ

Понятие планирования  можно трактовать как «умение формулировать стратегические цели развития предприятия, способность предвидеть результаты деятельности компании, подбирая ресурсы для их достижения». Данный процесс сопровождается обширным комплексом исследований, связанных с подготовкой принятия управленческих решений. Для этого производится сравнительный анализ и оценка различных альтернативных действий в ожидаемых условиях.

Составление планов необходимо для распределения материальных и временных ресурсов, имеющихся в распоряжении компании. На их основе разрабатывается перечень действий в рамках проекта. Это одна из основных функций системы менеджмента, состоящая из следующих этапов:

• Формулировки миссии компании;
• Утверждения ее целей;
• Разработки общей программы действий;
• Поиска ресурсов, необходимых для реализации плана;
• Определения исполнителей поставленных задач, ознакомление с их функциями и обязанностями;
• Документальной фиксации результатов.

Любой план содержит следующую информацию:

1. Цели компании.
2. Средства их достижения.
3. Этапы, сроки окончания работ.
4. Список исполнителей с указанием обязанностей.
5. Методы достижения поставленных целей и средства контроля исполнения плана.

Планирование – это организованная деятельность для достижения целей и рационального распределения ресурсов организации. А в узком смысле, это процесс составления документов, необходимых для координации и повышения эффективности работы.

Как учитывать возможные риски и непредвиденные обстоятельства при планировании

Основа планирования возможности непредвиденных обстоятельств заключается в вероятности того, что допущения и основанные на них планы в какой-либо степени будут нереалистичными. Планы пытаются установить то, что возможно будет значительно отличаться с главным бизнес-планом.

Современная обстановка экономической составляющей предприятия в вынуждена работать в условиях, при которых цикл жизни многочисленных товаров и технологий сильно сокращен, информация о них быстро и везде распространяется, а в роли серьезного фактора в завоевании преимуществ в будущей конкуренции выступает интеллектуальный капитал. В данной ситуации допущения непредвиденных процессов – необходимый элемент в любом виде планирования. Эффективный результат планирования субъектов экономики напрямую зависим от приспособленности планов менеджмента, от возможности быстро меняться, от оперативного использования новшеств, которые открывает рынок.

Способ процесса планирования непредвиденных ситуаций допускает то, что создании сценария планируемых действий в роли первого места выступает риск.

Любая стадия создания новой продукции и образцов техники предполагает возможность появления непредвиденных проблем, которые влекут за собой сбои в сроках, перерасход ресурсов, отсутствие должного результата или даже ликвидации проекта. Поэтому при создании плана любого бизнес-проекта нужно брать в учет вероятность появления непредвиденных моментов.

Изучение процесса выполнения общего плана проекта предприятия содержит тактический и оперативный аспекты прикладного анализирования на уровне создания плановых сценариев и в контроле исполнения предполагаемых ситуаций в практической жизни хозяйствующего субъекта. Причина необходимого применения способа планирования непредвиденных моментов различных показателей плана может возникнуть из-за действия объективных условий. Технологии планирования непредвиденных событий ведут к необходимости менять целевые значения показателей и возможном изменении запланированных событий, а реже и стратегических целей.

Как распределить ресурсы для выполнения плана работ в мае

Ресурсное планирование — процесс, в котором фиксируются необходимые ресурсы для эффективной работы системы, а также откуда их брать, сколько и в какое время. В ресурсном планировании важно не только получить средства, но и правильно их распределить.

Для того чтобы настроить правильную работу над проектом, нужно оценить свои возможности. Выяснить, какими ресурсами вы будете пользоваться, и какими ресурсами располагаете. Чего не хватает и что в избытке. После этого распределить нагрузку на ресурсы, и если какая-то часть не справляется, восполнить извне. Это и есть ресурсное планирование. Звучит достаточно просто. Теперь давайте разберемся, какие ресурсы бывают, и где их брать. 

Первое, что приходит в голову, когда мы говорим о ресурсах, конечно, деньги. Но если браться за организацию работы над проектом, недостаточно измерять всё только деньгами. Кроме бюджетных средств, ресурсное планирование проектов предполагает разделение ресурсов на три типа:

• оборудование и помещения; 
• программное обеспечение и инструменты; 
• сотрудники. 

При распределении ресурсов нужно также учитывать обучение персонала и переквалификацию персонала, ремонт и апгрейд техники, закупку расходных материалов. Это не только дополнительные затраты, но и время. Если для проекта может понадобиться новое оборудование, то купить, дождаться доставки и установки недостаточно. Нужно пригласить специалиста, чтобы обучить персонал пользоваться новыми гаджетами.

Часто для упрощения учета и организации ресурсы объединяют по какому-то общему признаку. Например, внешние и внутренние. Внутренние ресурсы — это подразделение внутри организации. Например, команда frontend разработчиков в IT-компании или бригада поваров в ресторане. В то время как внешние — специалисты, приглашенные извне на время решения задачи. Например, фрилансеры или фирмы, занимающиеся аутсорсингом.

Как контролировать выполнение плана работ и вносить коррективы

Чтобы управлять процессами, важно постоянно их контролировать, выстраивать и регулировать, анализировать, дорабатывать и улучшать. И, конечно, уметь работать в команде.

Кит управления	Описание
Постановка четких целей и задач	Первым шагом к эффективному управлению задачами является постановка конкретных целей. Цели должны быть ясными, измеримыми, достижимыми, релевантными и определенными во времени (SMART-принцип). Четкие задачи позволяют сотрудникам понять, чего от них ожидают и в каком направлении нужно двигаться.
Делегирование полномочий	Эффективный менеджер умеет правильно делегировать задачи, распределяя их между сотрудниками на основе их компетенций и опыта. Делегирование не только разгружает руководителя, но и развивает навыки сотрудников, повышая их ответственность и мотивацию.
Мониторинг и контроль	Контроль за выполнением задач — важный аспект управления. Регулярный мониторинг позволяет своевременно выявлять отклонения от плана и вносить необходимые коррективы. Важно использовать системы управления задачами, которые обеспечивают прозрачность и видимость прогресса выполнения задач.
Обратная связь	Обратная связь — необходимый элемент процесса управления. Регулярное предоставление обратной связи помогает сотрудникам понимать, что они делают правильно, а что требует улучшения. Это также способствует развитию культуры непрерывного обучения и совершенствования в компании.
Мотивация и поощрение	Мотивация играет ключевую роль в выполнении задач. Руководитель должен уметь не только ставить задачи, но и мотивировать команду на их выполнение. Эффективные методы мотивации включают финансовые вознаграждения, признание заслуг, возможности для карьерного роста и профессионального развития.
Разрешение конфликтов	Конфликты в коллективе могут стать серьезным препятствием на пути к достижению целей. Важно своевременно выявлять и разрешать конфликты, используя техники медиации и переговоров. Это помогает поддерживать рабочую атмосферу и эффективность команды.
Анализ результатов и корректировка планов	После завершения задачи важно проанализировать достигнутые результаты и извлечь уроки на будущее. Это позволяет корректировать планы и стратегии для достижения еще более высоких результатов в будущем.

Как мотивировать команду для успешного выполнения плана работ

Как мотивировать ТОП-менеджеров и сотрудников приумножать результаты. Разбираем проверенные приемы лидерства и мотивации, которые точно сработают

Источник изображения: Freepik.com

Ключ к успеху в бизнесе часто кроется в эффективной мотивации команды, особенно ТОП-менеджеров, которые принимают стратегические решения и напрямую влияют на развитие компании. Но как мотивировать их на достижение по-настоящему выдающихся результатов и перевыполнение плана в два раза и выше? Возможно ли это?

Многие предприниматели сталкиваются с проблемой пассивности и отсутствия вовлеченности у сотрудников. Однако существует ряд подходов, которые помогут не только стимулировать сотрудников к работе на максимум, но и помочь им осознать свой вклад в развитие компании и сделать их союзниками в достижении глобальных целей.

Далее рассмотрим несколько принципов, описанных в книге Максима Батырева «45 татуировок менеджера. Правила российского руководителя» — в нашей компании Smart & Talented мы внедрили их на практике и уже отметили положительный эффект. 

1. Лидер должен быть сильным, а не грубым

Один фактор, который важно учитывать, — это личная сила лидера. Речь идет не о жесткости или авторитарности, а о внутренней уверенности, которую транслирует руководитель. Сильные лидеры способны вызывать уважение, не прибегая к принуждению. Если руководитель уверен в себе и своих решениях, команда будет следовать за ним, как стая следует за вожаком. Это создаст мощный фундамент для высоких результатов, так как команда копирует поведение лидера и его подходы к работе.

2. Делайте сами то, что пропагандируете

Личный пример — один из самых мощных инструментов влияния на сотрудников. Руководитель, который не только говорит о ценностях компании, но и демонстрирует их на практике, вызывает у ТОП-менеджеров и у всех сотрудников стремление следовать его примеру. Важно избегать двойных стандартов: если вы пропагандируете важность дисциплины и эффективности, сами демонстрируйте эти качества. Это создает атмосферу доверия и уважения в команде, где каждый ощущает себя частью общего дела и готов прикладывать усилия для достижения целей.

3. Создание общей миссии и целей

Один из мощных инструментов мотивации — это четкая и объединяющая миссия компании. Когда у команды есть общее понимание того, ради чего они работают, возникает синергия. Сотрудники не просто выполняют задачи, но и ощущают значимость своей работы, что стимулирует их к дополнительным усилиям. Миссия компании должна быть понятной, вдохновляющей и транслировать ценности, с которыми каждый может себя ассоциировать.

4. Позитивная обратная связь

Не стоит недооценивать силу простой похвалы. Как ни странно, многие руководители забывают о важности поощрения своих сотрудников. Но для большинства людей простая благодарность и признание заслуг становятся мощным стимулом для дальнейшего роста. Когда сотрудники видят, что их вклад ценится, они начинают стремиться к тому, чтобы оправдывать ожидания и перевыполнять планы. Это особенно актуально для тех, кто уже находится на высоких позициях, несет большую ответственность и может легко выгореть.

5. Мотивируйте большими возможностями

И, наконец, один из самых важных факторов мотивации — это предоставление ТОП-менеджерам перспектив, которые выходят за рамки материальных поощрений. Важно показать, что их успех напрямую связан с ростом компании и открывает перед ними большие возможности. Если сотрудники видят, что руководитель успешен и готов делиться достижениями, это становится мощным стимулом для их работы. Я всегда говорю своим ТОПам: «Если я буду летать на частном самолете, то вы будете ездить на Ferrari».

Таким образом, мотивация ТОП-менеджеров к достижению выдающихся результатов не ограничивается только финансовыми поощрениями. Важна комплексная работа: создание атмосферы доверия, личного примера и позитивного настроя, объединение команды общей миссией и предоставление перспектив для дальнейшего роста.

Какие ключевые показатели эффективности (KPI) можно использовать для оценки выполнения плана

Чтобы подобраться к проблемам, связанным с KPI, рассмотрим реальный кейс, который болен настолько, насколько вообще можно.Кстати, если вы знаете, как создать KPI мечты, владеете Pascal Script или просто хотите продаватьв своём регионе на основе удалённой работы в компании, пишите и звоните всеми доступными способами на почтуУ нас мощная CRM без багов и с фичами, прикольные условия, хорошая команда, адекватное руководство и активная PR-поддержка продукта. Подробнее — под постом.В одной довольно крупной российской компании (>400 чел.) ввели так называемые матрицы — сложные многокомпонентные системы KPI, на основании которых сотрудникам формировалась часть ежемесячной заработной платы. Итоговые коэффициенты могли как увеличивать, так и уменьшать сумму выплат. Они рассчитывались группой оценки и мотивации персонала на основе коэффициентов, которые в таблицах-матрицах проставляли руководители (от -3 до +3) и относительных величин (выполнение плана, количество обслуженных клиентов и проч.) Коэффициенты с оценками были абсолютно субъективными: выдающиеся задачи, обычные задачи, проваленные задачи, общая корпоративная лояльность (примерно как оценка за поведение у школьника). Стоит ли говорить, что эти самые матрицы были прекрасным орудием давления, мести, подлости и прочих конторских интриг.

Иллюстрация к приведённой системе KPI — лучше не придумаешь А всё потому что эти KPI изначально несли в себе несколько ошибок. С них и начнём.

• Система KPI не должна строиться как система наказаний или орудие возмездия. Это должна быть совокупность показателей, отражающих цели бизнеса, динамику развития и вклад каждого сотрудника в достижение намеченного. Если руководство позволяет группе сотрудников (например, начальникам отделов), манипулировать показателями, оно должно быть готово к негативным сценариям, самый нейтральный из которых — недовольство персонала. А самое фатальное — фальсификация, когда KPI подгоняются под нужные значения. Тот же эффект возникает, если руководитель бредит KPI, и сотрудники вынуждены «рисовать», чтобы выжить в компании.
• В KPI не должны входить показатели, не подлежащие измерению. К таковым можно отнести оценку качества обслуживания на основе аттестации старшими менеджерами, удовлетворённость клиентов, лояльность сотрудника компании и проч. Совет тут один — меньше субъективности, больше реальных качественных расчётных значений.
• KPI должны быть такими, чтобы сотрудник мог непосредственно влиять на их достижение и выполнение плана. Это очень распространённая коллизия, когда сотрудник отвечает за то, на что он влиять никак не может. Например, есть коммерческая служба, в ней: продажники, маркетолог, пиарщик, аналитик и программист, который делает выборки и отчёты по заказу аналитика. У всех в KPI стоит выполнение плана продаж. Хотя, на самом деле, аналитик и программист никак не могут повлиять на продажи, они ведут работу на результатах этих самых продаж. Поэтому в их KPI лучше внести изменения. Если вовремя не исправить коллизию, в коллективе назреет недовольство, будут постоянные обвинения друг друга в проблемах с выполнением плана и т.д.

Как подвести итоги работы за май и использовать их для планирования на следующий месяц

Жизнь большинства из нас крутится вокруг работы и семейного быта. Мы проводим в офисе или на удаленке по 8 часов с понедельника по пятницу, а на выходных занимаемся бытовыми вопросами — большая часть наших мыслей посвящена только этому. И это не плохо — так мы обеспечиваем себе привычный уровень жизни и стабильность.

Но где во всем этом круговороте место для наших личных целей и желаний? Вспомните, как перед Новым годом многие рассказывают о своих итогах прошедшего года и пишут планы на следующий. Обычно цели на год грандиозные — сделать ремонт в квартире, пройти курсы фотографии, подготовиться и пробежать марафон или получить еще одно высшее образование. Но проходит год, мы подводим итоги и замечаем, что писать нечего, кроме рабочих достижений.

Список целей на год не работает без четкого плана. Ставя серьезную, масштабную цель на год, важно представлять, из чего она будет состоять: каким будет первый шаг, какой бюджет понадобится для ее реализации, и что делать при возникновении трудностей. Только так, шаг за шагом, получится достичь долгосрочной цели.

Некоторые возразят, что в нашем нестабильном мире ничего планировать нельзя. Но с точки зрения психологии долгосрочное планирование как раз выступает неким оплотом стабильности — если у вас есть цель, вы будете идти к ней, не обращая внимания на сложности.

К любым изменениям можно приспособиться, и сделать это намного легче, если вы знаете, какого результата хотите достичь. Главное — понять, какие цели на ближайший год действительно вам откликаются. Они не должны быть навязаны обществом, окружением или рекламой.